Premessa
Quinto Italia promuove una cultura aziendale fondata su legalità, integrità, trasparenza e responsabilità.
Per questo motivo, incoraggia la segnalazione di eventuali comportamenti illeciti, irregolarità o violazioni delle normative vigenti, del Codice Etico e delle procedure aziendali.
La presente informativa descrive i principi adottati da Quinto Italia per la gestione delle segnalazioni e per la tutela delle persone che, in buona fede, intendano comunicare possibili violazioni.
Cos’è il Whistleblowing
Per “Whistleblowing” si intende la segnalazione di comportamenti, atti od omissioni che possano costituire:
- violazioni di legge;
- frodi;
- pratiche scorrette;
- violazioni del Codice Etico;
- comportamenti contrari ai principi aziendali;
- violazioni della normativa in materia di tutela dei consumatori;
- violazioni della normativa sulla protezione dei dati personali;
- episodi di corruzione o conflitti di interesse non dichiarati.
Le segnalazioni devono essere effettuate in buona fede e sulla base di informazioni ragionevolmente ritenute veritiere.
Finalità della Procedura
La procedura di gestione delle segnalazioni ha lo scopo di:
- prevenire comportamenti illeciti;
- rafforzare la cultura della legalità;
- tutelare clienti, collaboratori e partner;
- migliorare continuamente i processi aziendali;
- garantire la conformità alle normative applicabili.
Chi Può Effettuare una Segnalazione
Possono effettuare una segnalazione:
- dipendenti;
- collaboratori;
- consulenti;
- fornitori;
- partner commerciali;
- clienti;
- qualsiasi soggetto che abbia avuto rapporti professionali o commerciali con Quinto Italia.
Cosa Può Essere Segnalato
Possono essere oggetto di segnalazione:
- comportamenti fraudolenti;
- violazioni di norme di legge;
- pratiche corruttive;
- conflitti di interesse non dichiarati;
- utilizzo improprio di dati personali;
- discriminazioni;
- molestie o comportamenti lesivi della dignità personale;
- violazioni delle procedure interne;
- altre condotte suscettibili di arrecare danno a clienti, collaboratori o alla Società.
Non rientrano nel sistema di segnalazione le contestazioni, rivendicazioni o richieste aventi carattere esclusivamente personale che non siano collegate a violazioni di norme o procedure.
Modalità di Invio delle Segnalazioni
Le segnalazioni possono essere inviate attraverso i canali di contatto ufficiali di Quinto Italia.
Le comunicazioni devono contenere, ove possibile:
- una descrizione chiara e dettagliata dei fatti;
- la data o il periodo in cui si sono verificati;
- eventuali documenti o elementi utili alla verifica;
- ogni altra informazione utile per consentire un’adeguata valutazione.
Le segnalazioni anonime saranno prese in considerazione qualora risultino sufficientemente circostanziate e supportate da elementi concreti.
Riservatezza
Quinto Italia garantisce la massima riservatezza in relazione all’identità del segnalante, del soggetto segnalato e di tutte le informazioni contenute nella segnalazione.
Le informazioni saranno trattate esclusivamente da soggetti autorizzati e limitatamente alle attività necessarie per la gestione della pratica.
Tutela del Segnalante
Quinto Italia vieta qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione nei confronti di chi effettua una segnalazione in buona fede.
Non saranno tollerati comportamenti che possano arrecare pregiudizio al segnalante a causa della segnalazione effettuata.
Le tutele previste si applicano anche ai soggetti che collaborano nell’attività di accertamento dei fatti segnalati.
Valutazione delle Segnalazioni
Ogni segnalazione ricevuta viene analizzata nel rispetto dei principi di:
- imparzialità;
- indipendenza;
- riservatezza;
- proporzionalità;
- presunzione di innocenza.
La Società si riserva di effettuare gli approfondimenti ritenuti necessari per verificare la fondatezza delle informazioni ricevute.
Segnalazioni Effettuate in Malafede
L’utilizzo improprio del sistema di segnalazione è contrario ai principi aziendali.
Segnalazioni manifestamente infondate, effettuate con dolo, colpa grave o finalità diffamatorie potranno comportare l’adozione delle misure previste dalla normativa vigente.
Protezione dei Dati Personali
I dati personali raccolti nell’ambito della gestione delle segnalazioni saranno trattati nel rispetto del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e della normativa nazionale applicabile.
Le informazioni saranno conservate per il tempo strettamente necessario alla gestione della segnalazione e agli eventuali adempimenti di legge.
Normativa di Riferimento
La presente procedura è adottata nel rispetto della normativa vigente e dei principi introdotti dal:
D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24, recante attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e delle disposizioni nazionali applicabili.
Documenti Correlati
La presente procedura si integra con:
- Codice Etico;
- Politica Anticorruzione;
- Sistema di Organizzazione, Gestione e Controllo;
- Politica per la Parità di Genere;
- Privacy Policy;
- Politica di Gestione dei Reclami.
Contatti
Per informazioni relative alla gestione delle segnalazioni è possibile contattare:
Quinto Italia
Email dedicata alle segnalazioni: whistleblowing@quintoitalia.it
Email generale: info@quintoitalia.it
Sito web: www.quintoitalia.it